De acordo com a Lei 10.833 de 2003, os condomínios devem guardar os documentos de Arrecadação da Receita Federal (DARF) por 5 anos. Dentre os documentos que merecem atenção especial, são os documentos dos funcionários, folha de pagamento, recibos de vale transporte/alimentação, registro de ponto, guias do INSS e FGTS. Hoje os condomínios devem arquivar esses documentos em empresas especializadas em gestão de documentos, ou podem optar por guardar os documentos de forma física, desde que respeitem as condições adequadas de armazenamento.

A responsabilidade pela guarda de documentos é uma questão de extrema importância para os condomínios. Além de ser uma obrigação legal, ter todos esses documentos em dia e acessíveis pode ajudar em diversas situações, como auditorias, fiscalizações ou até mesmo em casos jurídicos.
A primeira etapa para uma boa gestão de documentos é identificar quais são os documentos exigidos por lei que devem ser guardados pelo condomínio. Além dos mencionados acima, podemos citar também os contratos de prestadores de serviços, notas fiscais, comprovantes de pagamentos, entre outros.
Após identificar quais são os documentos necessários, o condomínio deve estabelecer uma rotina de arquivamento e controle desses documentos. É importante criar uma estrutura física ou virtual para organizar os documentos, de forma que seja fácil localizá-los quando necessário.
No caso de optar por empresas especializadas em gestão de documentos, é importante buscar uma empresa de confiança, que ofereça um ambiente seguro para o armazenamento dos documentos e que tenha políticas claras de acesso e privacidade.
Já para os condomínios que optarem por fazer a guarda dos documentos de forma física, é fundamental escolher um local adequado para evitar danos, como umidade, calor excessivo ou até mesmo a ação de pragas. Além disso, é importante criar um sistema de controle para garantir que todos os documentos estejam em ordem e que nenhuma informação seja perdida.
Outro ponto relevante é a questão do prazo de guarda dos documentos. Conforme mencionado anteriormente, a Lei 10.833 de 2003 estabelece um prazo de 5 anos para a guarda dos documentos de arrecadação da Receita Federal. No entanto, é importante ressaltar que alguns documentos, como os comprovantes de pagamento de impostos, podem ter um prazo de guarda de até 10 anos, segundo a legislação tributária.
Confira na tabela a seguir:
DOCUMENTOS | PRAZO DE GUARDA |
DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL) | 05 anos |
DARF PIS/Folha | 10 anos |
DIRF | 05 anos |
Exames Médicos (Admissão. Demissão e Periódico) | 20 anos |
GRIP (FGTS-RE/GRI) | 35 anos |
Folha de Pagamento | 35 anos |
Folha de Ponto | 05 anos |
Formulário CAGED | 10 anos |
GR Contribuição Sindical/Assistencial | 05 anos |
GPS Guia da Previdência Social | 05 anos |
Holerites/Recibos de Pagamentos | 05 anos |
Laudo PPRA | 20 anos |
Livro de inspeção do Trabalho | Permanente |
Processos Trabalhistas | Permanente |
Prontuários de Funcionários | Permanente |
RAIS | Indeterminado |
Recibo de Vale Refeição | 06 anos |
Recibo de Vale Transporte | 06 anos |
Dossi (Convenção/ Especificação) | Permanente |
Extratos Bancários | 06 anos |
Livros de Atas de Assembleia | Permanente |
Orçamentos/Contratos de Obras | Até o final da garantia |
Pastas de Prestação de Contas | 10 anos |
Plantas do Condomínio | Permanente |
Por fim, é crucial lembrar que a responsabilidade pela guarda de documentos é do condomínio. Todos os síndicos, conselheiros e administradores devem estar cientes da importância de manter os documentos em dia e em local seguro. Além disso, é fundamental garantir a acessibilidade aos documentos quando necessário, evitando assim possíveis problemas jurídicos ou financeiros futuros.
Os documentos são uma parte fundamental da gestão condominial, e dedicar tempo e atenção a essa questão é imprescindível para garantir um condomínio bem administrado e em conformidade com a legislação vigente. A responsabilidade pela guarda de documentos é um compromisso que deve ser levado a sério e que traz benefícios tanto para a administração quanto para os condôminos.
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