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Responsabilidade pela guarda de documentos

De acordo com a Lei 10.833 de 2003, os condomínios devem guardar os documentos de Arrecadação da Receita Federal (DARF) por 5 anos. Dentre os documentos que merecem atenção especial, são os documentos dos funcionários, folha de pagamento, recibos de vale transporte/alimentação, registro de ponto, guias do INSS e FGTS. Hoje os condomínios devem arquivar esses documentos em empresas especializadas em gestão de documentos, ou podem optar por guardar os documentos de forma física, desde que respeitem as condições adequadas de armazenamento.


guarda de documentos

A responsabilidade pela guarda de documentos é uma questão de extrema importância para os condomínios. Além de ser uma obrigação legal, ter todos esses documentos em dia e acessíveis pode ajudar em diversas situações, como auditorias, fiscalizações ou até mesmo em casos jurídicos.


A primeira etapa para uma boa gestão de documentos é identificar quais são os documentos exigidos por lei que devem ser guardados pelo condomínio. Além dos mencionados acima, podemos citar também os contratos de prestadores de serviços, notas fiscais, comprovantes de pagamentos, entre outros.


Após identificar quais são os documentos necessários, o condomínio deve estabelecer uma rotina de arquivamento e controle desses documentos. É importante criar uma estrutura física ou virtual para organizar os documentos, de forma que seja fácil localizá-los quando necessário.


No caso de optar por empresas especializadas em gestão de documentos, é importante buscar uma empresa de confiança, que ofereça um ambiente seguro para o armazenamento dos documentos e que tenha políticas claras de acesso e privacidade.


Já para os condomínios que optarem por fazer a guarda dos documentos de forma física, é fundamental escolher um local adequado para evitar danos, como umidade, calor excessivo ou até mesmo a ação de pragas. Além disso, é importante criar um sistema de controle para garantir que todos os documentos estejam em ordem e que nenhuma informação seja perdida.


Outro ponto relevante é a questão do prazo de guarda dos documentos. Conforme mencionado anteriormente, a Lei 10.833 de 2003 estabelece um prazo de 5 anos para a guarda dos documentos de arrecadação da Receita Federal. No entanto, é importante ressaltar que alguns documentos, como os comprovantes de pagamento de impostos, podem ter um prazo de guarda de até 10 anos, segundo a legislação tributária.


Confira na tabela a seguir:

DOCUMENTOS

PRAZO DE GUARDA

DARF Retenções (PIS/COFINS/IRF/CSLL)

05 anos

DARF PIS/Folha​

10 anos

DIRF

05 anos

Exames Médicos (Admissão. Demissão e Periódico)

20 anos

GRIP (FGTS-RE/GRI)

35 anos

Folha de Pagamento

35 anos

Folha de Ponto

05 anos

Formulário CAGED

10 anos

GR Contribuição Sindical/Assistencial

05 anos

GPS Guia da Previdência Social

05 anos

Holerites/Recibos de Pagamentos

​05 anos

Laudo PPRA

​20 anos

Livro de inspeção do Trabalho

​Permanente

Processos Trabalhistas

Permanente

Prontuários de Funcionários

​Permanente

RAIS

​Indeterminado

Recibo de Vale Refeição

06 anos

Recibo de Vale Transporte

06 anos

​Dossi (Convenção/ Especificação)

​Permanente

Extratos Bancários

06 anos

​Livros de Atas de Assembleia

​Permanente

Orçamentos/Contratos de Obras

Até o final da garantia

Pastas de Prestação de Contas

10 anos

Plantas do Condomínio

Permanente

Por fim, é crucial lembrar que a responsabilidade pela guarda de documentos é do condomínio. Todos os síndicos, conselheiros e administradores devem estar cientes da importância de manter os documentos em dia e em local seguro. Além disso, é fundamental garantir a acessibilidade aos documentos quando necessário, evitando assim possíveis problemas jurídicos ou financeiros futuros.


Os documentos são uma parte fundamental da gestão condominial, e dedicar tempo e atenção a essa questão é imprescindível para garantir um condomínio bem administrado e em conformidade com a legislação vigente. A responsabilidade pela guarda de documentos é um compromisso que deve ser levado a sério e que traz benefícios tanto para a administração quanto para os condôminos.


 

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